Bid proces
Het bidproces wordt geïnitieerd vanuit een vraag en bestaat uit drie cyclisch uitgevoerde stappen gevolgd door de laatste stap: het uitbrengen van de offerte. De stappen worden hieronder besproken.
Vraag
De vraag kan op verschillende manieren ontstaan. Het kan een publicatie zijn op een aanbestedingssite, een rechtstreekse vraag van een klant of er ontstaat gewoon een kans!
Analyse
De eerste analyse kan en moet meestal snel worden gedaan. Belangrijke vragen hierbij zijn: past deze vraag binnen de producten en diensten van het bedrijf, wat levert het op en wat zijn de risico's?
Als de bovenstaande vragen niet direct met ja kunnen worden beantwoord, kan wellicht nog worden gekeken naar een samenwerkingsverband met een of meer andere partijen. Bijvoorbeeld onderaanneming of aanbieden als consortium.
Bijna altijd is er een modelijkheid tot het stellen van vragen tijdens het aanbestedingstraject, maak daar gebruik van. Vooral als de vraag van de klant onduidelijk is, kan de situatie ontstaan dat daardoor een verkeerde aanbieding wordt gedaan die onherroepelijk leidt tot een afwijzing.
Anderzijds is het stellen van vragen niet bedoeld om aan te tonen 'het slimste jongetje van de klas' te zijn. Deze vragenrondes zijn namelijk openbaar en iedereen kan profiteren van 'slimme' vragen en de antwoorden daarop.
Keuze
Op basis hiervan wordt de eerste keuze gemaakt: wel of niet bieden. Hierbij wordt antwoord gegeven op de vragen:
kan het bedrijf het gevraagde leveren (op tijd en op maat),
mag het bedrijf het gevraagde leveren (op dat moment aan deze klant) en
wil het bedrijf het gevraagde leveren (afweging van kans en risico).
Uiteraard speelt hier ook de vraag mee hoe groot de kans is op een vervolgopdracht.
Deze keuzes moeten niet uit de lucht komen vallen, maak hiervoor een protocol. Er moeten minimaal twee vaste keuzemomenten worden afgesproken. De eerste bij de intake om te bepalen of er een reële kans van slagen is en er dus moet worden geïnvesteerd in de offerte. En de laatste voordat de offerte de deur uit gaat.
Afhankelijk van de omvang van de offerte moeten meerdere keuzemomenten worden afgesproken waarbij verschillende verantwoordelijken hun akkoord moeten geven.
Schrijven
Als de keuze is gemaakt om te bieden, moet de offerte worden geschreven. Hiertoe moet een team worden samengesteld, vindt een inventarisatie plaats van reeds beschikbaar materiaal en moet een opzet worden gemaakt van de offerte.
Een belangrijk onderdeel, naast te leveren product, is de prijs. Deze kan op basis van kosten en gewenste winst worden gecalculeerd. Maar wellicht is het interessant om qua prijs een consessie te doen om de opdracht binnen te halen zodat de kans op een (grotere?) vervolgopdracht groter wordt.
En dan, het oog wil ook wat... De vormgeving van de offerte is zeer belangrijk. Een potentiële klant wil niet zoeken naar de oplossing in een slordige offerte. Hij moet snel zijn weg vinden in een verzorgd document. In de laatste ronde moeten dus nog even de puntjes op de i worden gezet!
Uitbrengen
Vervolgens worden de stappen in deze cyclus herhaald tot de uiteindelijke offerte. In de laatste analysestap wordt deze nogmaals naast de vraag gehouden en in de laatste keuzestap uiteraard de vraag gesteld of de offerte daadwerkelijk wordt uitgebracht.
Belangrijk in deze stap is de keuze of de offerte digitaal, per post of persoonlijk wordt aangeboden. Uiteraard in de juiste vorm, op het juiste adres en OP TIJD! |