Hulpmiddelen
Iedere vraag moet worden gezien als nieuw en uniek. Echter, steeds het wiel weer uitvinden is zinloos en kost tijd en geld. Daarom moet het bidproces worden ondersteund met hulpmiddelen.
Iedere stap in het bidproces heeft zijn eigen hulpmiddelen. Deze komen samen in een map: de bidfolder. Met deze bidfolder wordt tijdens het bidproces de voortgang en volledigheid bewaakt. Achteraf kan hij worden gebruikt voor analysedoeleinden; 'waar ging het fout' of 'hoe wordt de volgende offerte een winnend bid'.
Vraag
De processtap 'Vraag' wordt ondersteund door middel van een overzicht. In dit overzicht kan snel worden nagegaan wat het resultaat was van eerdere offertes voor deze klant of van vergelijkbare offertes aan een andere klant. Op het overzicht komen daarom minimaal de volgende essentiële onderdelen voor: soort offerte, de klant en het resultaat van de offerte.
Analyse
De analyse wordt ondersteund door een matrix. In deze matrix worden de kosten, baten en risico's gekwantificeerd. Op deze manier ontstaat er een overzichtelijke 'cijferlijst' die vergeleken kan worden met andere of eerdere klantvragen.
Keuze
De tijdens de analyse opgestelde matrix wordt bij de processtap 'Keuze' gebruikt om de afweging te maken of wel of niet kan/moet worden geoffreerd. Wat is de kans en hoe zwaar wegen de risico's.
Schrijven
Het schrijven wordt ondersteund door gebruik te maken van templates en standaard teksten. Templates zorgen voor eenduidigheid van aanbieden. En standaard teksten bieden de mogelijkheid om sneller offertes te maken zonder steeds het wiel opnieuw uit te hoeven vinden. Ook moet er een bibliotheek met beeldmateriaal en productbeschrijvingen zijn.
Daarnaast moeten diverse stukken beschikbaar zijn om bij de offerte te kunnen voegen. Denk aan recente versies van een uittreksel van de Kamer van Koophandel, een bewijs van tekenbevoegdheid en een Verklaring Omtrent Gedrag.
Uitbrengen
Voor het daadwerkelijk uitbrengen van de offerte wordt geen apart hulpmiddel gebruikt. Of het moet het postpakket of het vervoermiddel zijn.
Overige
Om het bidproces zelf te begeleiden is een checklist nodig waar alle stappen van 'Vraag' tot 'Aanbieding' zijn opgenomen. Per offerte wordt hierop bijgehouden wie verantwoordelijk is voor welke (deel)stap, wat de deadline is en wat de status is.
Daarnaast is er inzicht nodig in de binnen de organisatie beschikbare kennis van zowel producten als van het offerteproces. Wie kan het bidproces leiden, wie schrijft de offerte en wie levert een inhoudelijke bijdrage. Deze hulpmiddelen zijn geen specifiek onderdeel van het bidproces maar zijn hiervoor wel beschikbaar.
|